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¿Y como lo hago?

Como hacer el cambio a virtual en organizaciones culturales
¿Y como lo hago?

 

El equipo de Nakinawa lleva mas de 10 años colaborando con instituciones y organizaciones culturales, en la realización de talleres, charlas, conciertos y todo tipo de actividades ocio-culturales.

En la extraordinaria situación actual y con la imposibilidad de realizar muchas de estas actividades como se venían haciendo hasta ahora, a muchas organizaciones les surgió la duda de como hacerlo ahora.

De ahí surgió esta iniciativa para poder solventar y llevar a buen puerto esta transición desde el como se hacía antes, hasta el como podemos hacerlo ahora.

 

 

Esta podría ser la historia - ficticia - de Marta, trabajadora experimentada en un Centro Cultural. Ella es la responsable de programar, coordinar y realizar todo tipo de actividades ocio-culturales: talleres, charlas, seminarios, actuaciones, teatro, música.

Con la experiencia acumulada a lo largo de los años, realiza perfectamente su trabajo, conociendo con detalle los protocolos, procedimientos, las necesidades, lo que saldrá bien y hasta preveer lo que podría salir mal ...

Pero ahora todo ha cambiado. La actual situación con las restricciones tomadas obligan a tener que hacer todo de otra manera, evitando el contacto entre las personas, teniendo que coordinarse con otros muchos actores, y para ello indefectiblemente ha de apoyarse en las tecnologías.

Su gran pregunta ahora es: ¿Y cómo lo hago?

Al igual que Marta, muchas otras personas, trabajadoras profesionales experimentadas todas ellas, se hacen esa misma pregunta. Y no hay una respuesta universal que encaje a todos, pero vamos a intentarlo.

 

 

 

 

 

ASPECTOS LEGALES

 

Al igual que en las actividades y eventos de manera presencial, hay estrictas normativas que cumplir tanto en materia de seguridad (salidas de emergencias, sistemas contraincendios, seguros...), como de otra índole (control de acceso, control a menores, ley de privacidad, horarios...) e incluso otras más específicas en función de su naturaleza, su traslado al entorno onlinetambién tiene aspectos legales que cumplir a rajatabla en el ámbito de la seguridad y la privacidad.

Es más, si se trata de la organización de un evento de abierto al público general, en necesario poner todavía más atención inclusive.

  • Contrato con los proveedores del servicio
  • Ley LOPD-RGPD-LOPDGDD
  • Seguridad en la custodia de los datos
  • Territorio europeo
  • Tratamiento con consentimiento expreso de los datos
  • Consentimiento para su difusión
  • Consentimiento para la grabación
  • Confidencialidad...

 

¿Cómo cumplir con todo esto?

Una manera eficaz para resolver esto es a través de formularios. Se puede crear un formulario donde recabar la información necesaria de los usuarios, asistentes, colaboradores... y al mismo tiempo puedan dar su consentimiento al tratamiento de sus datos, aceptando los términos, condiciones y la política de privacidad.

Es hay donde deberas indicar para que recopilas sus datos, que uso harás de ellos, durante cuanto tiempo y al mismo tiempo que método se puede utilizar para ejercer sus derechos de acceso, modificación y/o rectificación de los datos.

Tras enviar el formulario con la solicitud de registro, deberá volver al confirmar el mismo mediante un enlace que será enviado a su email.

 

¿Como creo el formulario?

Si lo vas a hacer a través de tu página web, seguramente este realizada con algún CMS (gestor de contenidos) tipo Wordpress, Joomla o Drupal.

Estos gestores de contenidos suelen tener herramientas o plugins para crear formularios, gestionar usuarios y al tiempo también cuentan con utilidades que facilitan poder cumplir con las normativas vigentes (RGDP, lopdgdd...).

Todo esto pasa por que la plataforma desde la que recopilas y almacena los datos, cumpla también las normativas legales. Consulta con tu proveedor de hosting, es decir, donde tienes alojada tu web o con tu administrador de sistemas, en caso de que lo hagas desde servidores propios.

Todo esto también aplica si vas a utilizar alguna plataforma de comunicación donde se procesen o almacenen datos de terceros (chat, mensajería, videoconferencia, compartición de archivos...).

 

 

 

 

 

ASPECTOS TÉCNICOS

 

Logs con registro de actividades, Control de acceso, Roles con distintos privilegios , Alta disponibilidad del servicio, Backups o Copias de seguridad, Posibilidad de uso sin registro previo, Posibilidad de migración a otras plataforma, Limitación de uso, Grabación de contenido, Streaming a servicios de difusión públicos, Capacidad de personalización estética, Utilidades de Interactuación del usuario, Optimizar los recursos, Valorar el número de cámaras simultáneas... muchos términos que pueden abrumar, pero vamos a ello.

¿Cómo podría hacer todo esto?

Tienes varias opciones:

  1. Gestionar todo esto desde tu propia infraestructura, en caso de tenerla.
  2. Contratar un servidor privado a una empresa especializada y que te configuren todo lo que necesites en ella a medida.
  3. Contratar a una empresa especializada los servicios que necesites, listos para usar. A esto se le conoce como SaaS (Software as a Service).


 

CASO PRÁCTICO

 

Como ya dijimos, Marta es la responsable de programar, coordinar actividades de ocio en un Centro Cultural. El próximo mes tenían previsto comenzar unas jornadas de talleres de escritura creativa para jóvenes. Por las circunstancias, no será posible hacerlo de manera presencial, así que se pone mano a la obra.

Los talleres se prolongarán durante una semana de lunes a jueves con una exposición final de los trabajos el viernes. Hay 32 plazas y la edad admitida para los asistentes va desde los 12 años, hasta los 22 años. Habrá 4 profesores y clases máximas de 8 asistentes.

Una ventaja de hacerlo online, es que no habrá restricción geográfica.

Marta y su equipo lo abordarán en tres fases:

  1. Registro
  2. Impartición de talleres
  3. Exposición final

 

 

1 - Para el registro, han optado por realizarlo a través de su página web, que está realizada con Wordpress y les da la opción de generar formularios. 

Antes de ello, contactan con su proveedor de servicios para asegurarse que cumplen con las normativas legales tanto de privacidad como de seguridad que les permitan captar, gestionar y almacenar datos (Servidores en territorio europeo, alta disponibilidad, copias de seguridad, almacenamiento cifrado, limitación de acceso, registro de logs, posibilidad de backups externos, certificados SSL, DNSSec...).

Detallan cuales serán los términos y condiciones de los talleres, así como la política de privacidad.

Crean un formulario de registro donde solicitan los datos de los asistentes, los cuales deberán aceptar. Una vez enviado el formulario de registro, los asistentes recibirán un correo donde deberán volver a confirmar su registro. Tras esto, deberán esperar a que un autorizado del equipo de Marta, acepte su solicitud de registro.

En caso de menores, el proceso deberá ser realizado por madre/padre/tutor.

Aquí puede haber variantes, como por ejemplo que el registro no sea gratuito y que hubiera que abonar alguna cantidad, en cuyo caso, previo al envío del formulario se redigiría a una pasarela de pago. También pudiera ser necesario firmar algún documento y esto también se puede hacer online.

 

 

 

2 - Para la impartición de talleres, han decidido utilizar la plataforma de clases online BigBlueButton, la cual es gratuita y open Source que no necesita pagar licencias para utilizarla y podrán personalizarla a sus necesidades.

Para ello han contratado un servidor virtual privado (VPS) a una empresa especializada, que además se cumplir con todos los requisitos necesarios, se han encargado de personalizarlos según sus indicaciones.

A través de ella los 4 profesores se distribuirán en 4 salas simultáneas con 8 asistentes cada uno, donde además de videoconferencia, podrán compartir pantalla, chatear, pizarra colaborativa, notas, encuestas, videos...

Paralelamente también solicitan al proveedor de VPS que activen una plataforma donde puedan compartir, subir y almacenar archivos de manera colaborativa y privada. Eligen la plataforma NEXTCLOUD.

 

 

 

3 - Para la exposición final de los trabajos, deciden hacerlo de forma pública en streaming por medio de su canal en Youtube

Una vez mas solicitan al proveedor una plataforma desde sus propios servidores contratados para ello, donde conectarse mediante videoconferencia de manera privada, segura y poder retransmitir directamente a Youtube. Elijen la plataforma JITSI.

Para está retransmisión, han debido de pedir permiso previamente (recordemos el formulario), para poder hacer uso de la difusión y grabación del mismo y de manera mas importante en caso de menores.

 

 

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